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出張や外回りも安心して行えます|秘書代行で円滑な業務

効果的なスケジュール管理

婦人

スケジュール管理は、仕事上欠かすことができないスキルです。このスケジュール管理を効率よく行うためには、スケジューラーの導入が有効です。会議や打合せなどのスケジュールを管理するだけに活用するほか、業務の進捗管理に活用することもできます。

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秘書業務の代行

ウーマン

一般に、大企業の社長をはじめとする役員には、専属の秘書がつきます。役員に対してかかってきた電話の応対はその秘書が行いますが、中小企業などでは専属の秘書に人件費を割く余裕はありません。また、役員といえども忙しく外回りをする時代ですし、スマホを携帯している現代社会にはそぐわなくなっています。ここに秘書代行業が必要とされる理由があります。一般的には、ボイスワープなどの電話転送サービスを使用する方式が用いられます。役員に限らず、会社の電話回線にかかってきた電話を秘書代行業者にボイスワープし、代行業者が電話応対することになります。出張や外出などが個人事業主や役員、小規模事業所の昼食時間帯のみの代行、少人数の事務員しかいない場合、あるいは苦情や返品受付など特定の目的に限定した対応をする場合があります。これにより、取引先業者や消費者からの電話を逃さないメリットがあります。出張や外回りも安心して行えるでしょう。

秘書代行業務のメインは電話対応です。相手方の名前や、誰に対する電話であって、用件は何か、折り返しの連絡を希望しているか、その際の連絡先などの必要事項を聞き出し、依頼した企業に報告してくれます。秘書代行を委託するメリットは、人員削減や業務軽減の効果が挙げられますが、そのほかに電話受付業務などで集約したデータを解析し、その企業の経営戦略において課題を発見したり、解決方法を提案する、コンサルティング的なサービスを提供する秘書代行業も存在します。業務の一部を委託するのみならず、経営を外部の目線から見てもらう機会にもなりますす。また、最近は電子メールでのやりとりが主流となっていますが、ファックスに対する需要はまだまだあります。このファックスについても転送してくれるサービスも提供してくれます。さらに、私書箱を取り扱っているところも多く、事務所のスペース的な問題がある場合にも重宝します。

勤務時間管理の効率化

ネットワーク

勤怠管理は、多大な労力を要する業務ですが、給与計算を正確に行い、社員の過重労働を防止するために、不可欠な業務です。そこで、クラウド型勤務管理システムの導入が必要となります。IT化により、様々なメリットがありますので、労務管理にも活用することができます。

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従業員の士気をアップ

社内

組織診断は財務諸表の数字には現れない組織内の問題点を明らかにし、改善へと導くための方法です。アンケート調査や個別面談などで組織内の人間関係を分析し、モチベーションを高めることで業務効率をアップさせます。

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